Pentingnya Administrasi Pendidikan dalam Dunia Pendidikan

Ketika pertama kali mendengar kata “Administrasi Pendidikan”, kebanyakan orang berpendapat bahwa administrasi hanya dianggap sebagai kegiatan tulis-menulis dan pembukuan keuangan. Pandangan tersebut  kadang-kadang ada benarnya juga dan bukan tidak beralasan. Pada kenyataannya  kegiatan administrasi memang dilakukan  dalam praktek  tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat  tulis, mesin ketik atau komputer. Padahal secara  teoritis kegiatan administrasi lebih luas dari pada itu. Bukan saja  sebagai kegiatan pendukung  dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan. Pandangan demikian itu tidak sepenuhnya juga  benar.

Pelaksanaan administrasi dalam bentuk tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ke-Tata Usahaan di sebuah lembaga pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik pencatatan, maupun surat menyurat bahkan masalah  hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar. Oleh karena itu kebenaran  data administrasi menuntut kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti fisik ditinjau dari aspek  hukum. Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai dari data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, sangat diperlukan  baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta, maupun untuk kepentingan penelitian mahasiswa. Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus capable terhadap teknologi informasi saat ini.

Administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan didalam mencapai suatu tujuan.

Sedangkan administrasi pendidikan ialah segenap proses pengarahan dan pengintegrasian segala sesuatu, baik personal, spiritual maupun material yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan pendidikan.

Administrasi pendidikan meliputi kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan pendidikan di suatu negara.

Sedangkan administrasi sekolah kegiatan-kegiatannya terbatas pada pelaksanaan pengelolaan pendidikan di sekolah sehingga kita mengenal adanya administrasi Sekolah Dasar, Lanjutan, Perguruan Tinggi dan sebagainya, diantaranya kepemimpinan Kepala Sekolah, Supervisi dan sebagainya. 

Didalam administrasi terdapat beberapa unsur pokok, diantaranya: Adanya sekelompok manusia (sedikitnya dua orang), Adanya tujuan yang hendak di capai bersama, Adanya tugas / fungsi yang harus dilaksanakan, dan Adanya perlengkapan dan peralatan.

Administrasi pendidikan adalah proses keseluruhan kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaporan, pengkoordinasian, pengawasan dan pembiayaan, dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik personil, materiil, maupun spirituil untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.

Jadi, dengan lebih memperhatikan aspek administrasi pendidikan maka diharapkan tujuan pendidikan atau target program pendidikan dapat tercapai secara efektif dan efisien. Administrasi pendidikan yang juga sering disebut dengan manajemen pendidikan yang sangat diperlukan untuk menjamin supaya seluruh kegiatan pendidikan dapat terlaksana dengan optimal.

Administrasi pendidikan memiliki fungsi sebagai berikut,  : Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Pengoordinasian (Coordinating), Komunikasi, Supervisi, Kepegawaian (Staffing), Pembiayaan (Budgeting), Penilaian (Evaluating)

Dalam administrasi pendidikan terkandung unsur-unsur, yaitu 1) Tujuan yang akan dicapai, 2) Adanya proses kegiatan bersama, 3) Adanya pemanfaatan sumber daya, 4) Adanya kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan terhadap sumber daya yang ada.

Dengan melihat kepada unsur–unsur pokok dalam administrasi seperti telah di   kemukakan terdahulu, jelas bahwa bidang–bidang  yang tercakup di dalam proses kegiatan administrasi pendidikan itu luas.

Secara terperinci bidang garapan administrasi pendidikan adalah sebagai berikut :

1.      Administrasi tata laksana sekolah, meliputi :

§  Organisasi dan struktur pegawai tata usaha,

§  Organisasi dan anggaran belanja keuangan sekolah, Masalah kepegawaian, Masalah perlengkapan dan perbekalan, Keuangan dan pembukuan,

§  Korespondensi / surat–menyurat,

§  Laporan–laporan (bulanan, kuartalan, dan tahunan), Masalah pemangkatan, pemindahan, penempatan, dan pemberhentian pegawai,

§  Pengisian buku pokok, klapper, raport, dan sebagainya.

2.      Administrasi Murid, meliputi:

§  Organisasi dan perkumpulan murid

§  Masalah kesehatan dan kesejahteraan murid

§  Penilaian dan pengukuran kemajuan murid

§  Bimbingan dan penyuluhan bagi murid

3.      Supervisi pengajaran, meliputi:

§  Usaha membangkitkan semangat guru dan pegawai

§  Usaha mengembangkan, mencari dan menggunakan metode pengajaran yang baru

§  Usaha mengembangakan kerja sama antara guru, murid,dan pegawai

§  Mengusahakan cara-cara menilai hasil pendidikan

§  Usaha mempertinggi mutu dan pengalaman guru-guru

§  Pelaksanaan dan Pembinaan Kurikulum, meliputi:

o   Mempedomani dan merealisasikan apa yang tercantum dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan

o   Menyusun dan melaksanakan organisasi kurikulum

o   Kurikulum bukanlah sesuatu yang harus di ikuti begitu saja tanpa perubahan

§  Pendidikan dan perencanaan bangunan sekolah, meliputi:

o   Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang di butuhkan

o   Mengusahakan, merencanakan dan menggunakan biaya pendirian sekolah

o   Menentukan jumlah ruang dan luasnya

o   Cara-cara penggunaan gedung dan fasilitas sekolah

o   Alat-alat perlengkapan

o   Kondisi masyarakat sekitar sekolah

Administrasi dalam pendidikan yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisiensi, mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi di dunia pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data(recording system) dan pelaporan (reporting system).

Administrasi suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama manajemen dalam mengatur proses belajar mengajar dengan tertib sehingga tercapainya suatu tujuan terpenting pada lembaga pendidikan tersebut. Yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. Kepala Sekolah dan guru disekolah sangat memerlukan data-data tentang siswa, kurikulum, sarana dan sebagainya untuk pengelolaan sekolah sehari-hari. Pengawas pendidikan di semua tingkat  memerlukan data-data tersebut sebagai bahan sarana supervisi. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Pendidikan mulai tingkat kecamatan sampai propinsi memerlukan data  untuk pelaporan yang lebih tinggi, untuk melakukan pembinaan, serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. Di tingkat pusat (nasional) data pendidikan diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro, melakukan pembinaan, pengawasan, penilaian (evaluasi), dan keperluan administrasi lainnya.

Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah. Untuk mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu, perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya.

Di lembaga pendidikan tingkat menengah hampir sebagian besar belum ada tenaga administrasi sesuai yang diharapkan. Kepala Sekolah sebagai administrator di lingkungan sekolah yang dipimpinnya, dalam melaksanakan tugas administrasi dibantu oleh guru dengan cara membagi tugas administrasi mereka. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan, cepat dan benar diperlukan pedoman administrasi di tingkat sekolah.

            Maka dari itu, semua pemaparan di atas menjadi motivasi untuk saya dalam menekuni kuliah di jurusan Administrasi Pendidikan, guna meraih cita-cita saya yaitu ingin meningkatkan sistem pendidikan di negara kita kearah yang lebih baik lagi dan tentunya guna mencapai tujuan Pendidikan Nasional Indonesia.

Sumber            : http://asshofa.or.id/content/view/37/27/